Exemples de questions d’entrevue de secrétariat fréquemment posées par les intervieweurs. Les lignes directrices de réponse d’entrevue vous aideront à préparer vos meilleures réponses pour décrocher le travail de secrétaire que vous voulez.
[Secrétaire au bureau]
Les emplois de secrétariat exigent une large base de compétences et de compétences. Les questions posées dans l’interview pour un poste de secrétariat ou d’administration professionnelle varieront selon l’employeur, le niveau de l’emploi et l’expérience du candidat.
Cependant, il s’agit d’un bon échantillon des questions d’entrevue les plus fréquemment posées lors du recrutement de secrétaires.
Contenu
Décrivez comment votre expérience de travail se rapporte à ce travail.
Regardez cela du point de vue de l’employeur. Concentrez-vous sur les aspects de votre expérience et toute formation formelle ou sur le tas qui s’appliquent aux tâches et responsabilités de ce poste de secrétaire et aux besoins de l’entreprise.
Analyser l’offre d’emploi de secrétaire pour déterminer les compétences clés requises pour le travail et de détailler votre expérience dans chacun de ces domaines – exemples comprennent la rédaction et la modification de la correspondance, l’ordonnancement, le traitement des demandes et la gestion de l’information. Fonctions du secrétaire
Quels progiciels maîtrisez-vous?
Listez les paquets que vous connaissez. Discutez de l’expérience que vous avez avec chaque paquet, décrivez les fonctions que vous utilisez régulièrement et le type de travail que vous avez généré. Vous pouvez soutenir votre réponse à l’entrevue en emmenant quelques échantillons de travail.
Quel genre de documents avez-vous produit sur Excel?
Détaillez votre connaissance d’Excel. Reliez vos compétences en gestion de données aux exigences du travail. Utilisez des exemples de fonctions qui vous sont familières, telles que la création, la modification et le formatage de feuilles de calcul pour prendre en charge votre niveau de compétence.
Quel genre de documents Word avez-vous été responsable de taper?
Soyez détaillé et démontrez votre familiarité avec les fonctions.
« J’ai effectué des tâches telles que la création et l’édition de tableaux, de colonnes et de graphiques, ainsi que le tri de données de tables et l’exécution de calculs dans des tableaux.
Quelle expérience avez-vous avec les réunions de planification?
Détaillez les actions que vous avez prises pour organiser et coordonner des réunions telles que l’organisation du lieu et des horaires, l’information des participants, la préparation des ordres du jour et l’organisation de la documentation. Continuez à décrire votre expérience en prenant des minutes, en les tapant et en les distribuant. C’est une autre opportunité de fournir un échantillon de travail.
Concentrez-vous sur vos compétences en organisation et en planification pour répondre aux questions d’entrevue de secrétariat comme celle-ci.
Décrivez comment vous avez géré l’horaire de travail de votre gestionnaire.
Détaillez comment vous vous êtes tenu informé et à jour des engagements de votre manager et coordonné ses rendez-vous et réunions. Quels systèmes avez-vous utilisés pour gérer les horaires et les calendriers? Comment avez-vous suivi?
Comment avez-vous décidé de prioriser votre travail?
L’une des questions clés d’entrevue de secrétariat. Expliquez comment vous planifiez et hiérarchisez vos tâches et activités de manière appropriée. Comment décidez-vous quelles sont les tâches les plus importantes?
Concentrez-vous sur des aspects clés tels que l’identification de l’urgence de la tâche, la détermination des délais, le calcul de la durée de la tâche et l’établissement de cibles réalistes pour vous-même.
Quand développez-vous votre liste d’activités à compléter – au début de la journée ou avant votre retour à la maison pour le lendemain? Comment réorganisez-vous vos priorités à mesure que surviennent des situations qui exigent un changement de vos priorités?
Quel genre de correspondance étiez-vous responsable de générer?
Détaillez les types de correspondance dont vous étiez responsable en mettant l’accent sur vos compétences en communication écrite, la précision, l’orthographe et la grammaire.
Soulignez le niveau de responsabilité qui vous a été confié – rapports, lettres, notes de service, etc. Reportez-vous aux méthodes que vous avez utilisées pour envoyer et distribuer de la correspondance.
À quel genre de demandes avez-vous répondu?
Les secrétaires et les professionnels administratifs doivent posséder d’excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles. Décrivez le type d’interactions que vous avez eues avec vos collègues, votre direction et vos clients.
Soulignez comment vous avez utilisé vos connaissances du département, de l’organisation et de l’entreprise pour répondre efficacement à ces questions.
Décrivez la tenue de dossiers dont vous étiez responsable.
Des secrétaires ou des professionnels de l’administration servent de gestionnaires de l’information pour l’entreprise. Ils sont responsables de la tenue de dossiers objectifs et détaillés.
Expliquez à quel registre vous avez été confié et comment vous vous êtes assuré que ces dossiers étaient à jour et exacts. Quelles méthodes avez-vous utilisé? Soulignez votre attention aux détails et à la précision.
Quel genre d’informations confidentielles avez-vous eu à traiter?
La confidentialité et la discrétion sont des compétences clés pour une secrétaire. Attendez-vous à des questions d’entretien de secrétariat qui explorent votre capacité à gérer des informations confidentielles. Détaillez le type d’informations sensibles auxquelles vous avez accès.
Expliquez comment vous avez veillé à ce que l’information reste confidentielle. Comment l’information a-t-elle été stockée et détruite?
Quelle expérience de manipulation d’argent avez-vous?
Expliquez quels types de transactions vous avez traitées – chèque, espèces, carte bancaire – et quelles procédures vous avez utilisées pour les traiter et les documenter. Combien d’argent était impliqué? Mettre l’accent sur l’exactitude en termes de collecte, de réception, de rapprochements et de transactions bancaires.
Parlez-moi du gestionnaire pour lequel vous avez travaillé?
Lorsque vous répondez à des questions d’entrevue de secrétariat sur les gestionnaires précédents, évitez de dire quoi que ce soit qui puisse être considéré comme négatif. Il envoie un drapeau rouge sur votre attitude envers l’autorité et la supervision. Trouvez des aspects positifs à mettre en évidence.
Concentrez-vous sur les domaines dans lesquels vous avez bien travaillé ensemble.
Trouver des exemples de réponses à la question Comment décririez-vous votre ancien manager?
Soyez prêt pour les questions d’entrevue de secrétaire qui explorent votre compétence et votre motivation pour le travail. Préparez vos propres réponses gagnantes en utilisant les exemples de lignes directrices.
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