Pour de nombreux Français, la boîte aux lettres est devenue l’outil de travail n°1. Une sorte de meilleur ennemi. Pour que la gestion des emails ne devienne pas votre activité principale, voici les mauvaises habitudes dont vous devez vous débarrasser, et rapidement.
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La consultation effrénée de sa box
Vérifier sa boîte aux lettres toutes les deux minutes est un fléau mondial qui touche à la fois la vie professionnelle et le peso. « Il faut lutter contre l’addiction aux emails », prévient Aline Nishimata, professeur et experte en e-communication. Elle recommande « de savoir décrocher et d’éviter de consulter sa box tous les quarts d’heure car c’est une grande source de déconcentration et de perte de temps. » D’après elle, la plupart des métiers ne nécessitent pas plus d’une à deux visites quotidiennes. Mais la bonne nouvelle est qu’il existe des outils qui peuvent vous aider à combattre cette mauvaise habitude. « Il est possible de configurer Outlook pour ne recevoir des emails qu’à certains moments », indique Luc Demaret, auteur du livre Gérer efficacement ses emails. C’est un bon moyen d’éviter de recevoir des notifications toutes les cinq minutes via votre smartphone. Et n’oublie pas ça le courrier électronique ne doit pas être utilisé comme substitut à d’autres moyens de communication. « Parfois, un problème peut être résolu en deux minutes par un coup de fil plutôt que par des e-mails ping-pong », note Luc Demaret. « Habituez-vous à avoir un titre explicite. Cela vous permet de connaître le contenu de l’e-mail avant même de l’ouvrir. De quoi éviter de passer trop de temps à consulter des mails qui n’ont que peu d’intérêt. «
Plusieurs sujets dans la même discussion
« Trop de personnes vont se répondre et s’écarter du sujet initial sans prendre soin de repartir avec un nouveau message », observe Pascale Belorgey, responsable de la formation « Apprendre à gérer sa boite mail » chez Cegos. Résultat : deux ingénieurs d’un chantier peuvent se retrouver à parler d’un chantier Z dans une discussion parlant initialement du chantier Y, d’où une grande impression d’encombrement et de difficulté à retrouver les traces des mails en question par la suite. Le conseil du formateur ? « Consacrez un sujet dédié par fil de discussion. »Question d’organisation.
L’absence d’objets clairs
Dans un e-mail, le sujet est parfois tout aussi important que le contenu. « Trop d’e-mails n’ont pas de titre clair, voire pas de titre du tout », observe Luc Demaret. Résultat : une accumulation de mails commençant par « sans objet » ou, pire, « re, re, re ». Sa recommandation : « Prenez l’habitude d’avoir un titre explicite. Ce qui permet connaître le contenu de l’email et son urgence avant même de l’ouvrir. » De quoi éviter de passer trop de temps à consulter des mails qui n’ont que peu d’intérêt.
La « réponse à tous » systématique
L’envoi groupé est une habitude dont il faut définitivement se débarrasser, conseille Luc Demaret. « Dans certaines entreprises, il est devenu systématique d’envoyer une copie d’un mail à tout le monde car cela permet d’éviter de se lasser de chercher qui est vraiment concerné par le sujet du mail. « Au final, ce réflexe est très nocif car il pollue les boîtes mail et entraîne une grande perte de temps : vous passez plus de temps à trier les mails qui vous concernent vraiment qu’à penser à quand cibler l’envoi. ” C’est un effort collectif à faire pour corriger ce problème au sein d’une société. Chacun peut faire le sien », estime Pascale Belorgey,. Comment y remédier ? « En ayant le réflexe de sélectionner les personnes à qui vous allez répondre à un mail », précise-t-elle. Sur les dix qui l’ont reçu, c’est peut-être seulement la personne à qui vous parlez qui est finalement affectée par votre réponse. «
La dernière recommandation est d’éviter de polluer votre boîte mail professionnelle avec des emails publicitaires ou des informations qui ne vous sont pas directement utiles. « Toutes ces newsletters auxquelles on s’abonne parfois sans s’en rendre compte en oubliant de décocher une case alourdissent vos réceptions, vous font perdre du temps à les supprimer et peut interférer avec la lecture d’e-mails beaucoup plus essentiels », observe Aline Nishimata. Pour lutter, Luc Demaret a créé une boite spéciale, en plus de sa boite personnelle et de sa boite professionnelle, dans laquelle arrivent tous les liens commerciaux et les newsletters. « Un bon moyen de gagner en clarté », selon lui.
