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Réfléchir avant d’écrire…
« Avec l’aspect immédiat de l’e-mail, la principale erreur que commettent beaucoup de gens est qu’ils commencent à écrire pendant qu’ils parlent », note Sylvie Azoulay, auteur de Etre une pro du mail (éd. Eyrolles, 2013). Pour éviter cet écueil, elle conseille « de structurer ses idées, avec un schéma simple qui fonctionne la plupart du temps : une première partie au passé pour rappeler les faits ; un second au présent pour formuler la demande ; une dernière à l’avenir pour s’entendre sur les modalités. Le tout est imbriqué avec des mots de liaison, pour éviter la simple juxtaposition d’idées : « d’ailleurs », « d’autre part », « d’autre part ». S’il s’agit d’une personne avec qui vous interagissez fréquemment, il est possible deexprimer votre demande ou question après les salutations, puis de réexpliquer le contexte par la suite. « Aux États-Unis, un mouvement préconise de s’en tenir à 5 phrases par e-mail pour retenir l’attention du lecteur. Une règle qui s’adapte aux smartphones et tablettes. «
15 lignes maximum, 5 phrases idéales
Pour Aline Nishimata, auteur d’un autre livre sur la question, Savoir rédiger ses mails professionnels (éd. Gualino, 2014), « il faut adopter l’attitude des journalistes quand ils rédigent une dépêche. En quelques lignes, l’essentiel doit être renseigné : qui, quand, quoi, où, pourquoi. Sylvie Azoulay recommande écrire « maximum 15 lignes, sauts de ligne inclus. Aux États-Unis, un mouvement baptisé Five Sentences, traduire cinq phrases, préconise de s’en tenir à cinq phrases par e-mail pour garder l’attention du lecteur. Une règle sur la manière de généraliser et qui s’adapte au mode d’écriture des smartphones et tablettes.
1 e-mail, 1 idée
Sylvie Azoulay l’assure : « si vous avez trois demandes, envoyez trois e-mails, sinon vous pouvez être sûr que votre interlocuteur ne retiendra que la première demande et passera les autres ». Pour les mêmes raisons de clarté, n’hésitez pas à mettre en gras les éléments les plus importants : la date, l’heure et le lieu d’une réunion, par exemple. » Cependant, l’utilisation de majuscules et de points d’exclamation est à proscrire. Ils induisent une émotion difficile à comprendre par écrit, prévient Sylvie Azoulay. Mieux vaut s’en tenir aux faits. Il en va de même pour les smileys.
Saluez votre interlocuteur
Sylvie Azoulay recommande « de ne pas oublier de saluer la personne avant d’entrer dans le vif du sujet. Au moins un bonjour. « D’autres formules peuvent être adoptées selon les cas, comme l’explique Aline Nishimata : « Commencer par Madame ou Monsieur permet de garder un cran de politesse. Le choix se fait en fonction de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur. » Au fil des échanges, il peut évoluer d’un ton très formel à quelque chose de plus cordial : de Monsieur à Bonjour Monsieur puis plus simplement Bonjour.
Sélectionnez les destinataires
Vous vous y êtes peut-être habitué, mais « il vaut mieux éviter le mode ‘répondre à tous’ d’un mailing courant. Recevoir la réponse de chaque interlocuteur est assez embêtant et a tendance à saturer la boite mail…, rappelle Aline Nishimata ». Et de son côté, Sylvie Azoulay recommande « sélectionner les bonnes personnes : pour une confirmation de rendez-vous par exemple, vous pouvez envoyer la réponse à la personne qui vous a invité, en utilisant la fonction copie pour envoyer le mail à la secrétaire ou à l’assistante. Les autres personnes convoquées n’ont pas à recevoir votre confirmation. «
Plus facile à ouvrir et à trouver grâce à l’objet
« Le sans objet est à proscrire, prévient Aline Nishimata. Vous devez toujours saisir l’objet de l’e-mail. Par exemple, pour une invitation à un entretien, indiquez-le avec éventuellement la date et le lieu. Sylvie Azoulay complète : « Le champ objet est la clé pour ouvrir l’e-mail et doit être considéré comme tel. Mon conseil : utilisez des mots clés, six maximum. «
Un minimum de politesse
S’il est vrai que le courrier électronique élimine progressivement les longues expressions de politesse utilisées sur les lettres postales, telles que « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes meilleures salutations », cela n’empêche pas de savoir saluer la personne. Pour Aline Nishimata, « plusieurs formules existent : « meilleures salutations », « meilleures salutations », « bien cordialement »… Ils peuvent tous travailler. Attention tout de même au « bien à vous », qui crée un lien entre les deux interlocuteurs. Cela implique que vous connaissiez la personne à qui vous adressez le mail, ou du moins à qui vous avez déjà parlé à plusieurs reprises. ”
E-mail soigné, e-mail signé
Vient enfin le moment de la signature. « Ne mettre que son prénom induit un échange entre collègues ou collaborateurs qui se connaissent, précise Sylvie Azoulay. Pour un échange plus formel, conservez le nom de famille. Le plus pratique est la signature automatique (un bloc de texte apparaissant toujours à la fin de vos e-mails).
Ces règles vous paraissent évidentes ? Cependant, en regardant dans vos derniers mails envoyés, il y a fort à parier que vous pourriez améliorer vos messages que ce soit dans leur contenu, leur forme ou leur sujet.
