Description des métiers

Fonctions et compétences de réceptionniste

Les fonctions de réceptionniste se sont étendues pour inclure un certain nombre d’autres fonctions, les entreprises regroupant les tâches et les responsabilités afin de créer des pratiques de dotation plus efficaces.

Cette fonction pivotale exige une gamme de compétences pour mener à bien toutes les activités associées à un poste de réceptionniste. Trouvez une liste complète des tâches et des compétences requises dans la description d’emploi actuelle d’une réceptionniste.

En fonction de l’entreprise, la réceptionniste peut être responsable de l’une des tâches suivantes:

Recevoir des visiteurs

  • Accueillir les visiteurs de manière appropriée.
  • Déterminer les besoins des visiteurs de manière professionnelle.
  • Tenir registre des visiteurs.
  • Offrir des rafraîchissements aux visiteurs, le cas échéant.
  • Diriger les visiteurs vers la bonne personne.
  • Assurer une sauvegarde en cas d’absence de la réception.

Répondre aux appels téléphoniques

  • Répondez et répondez aux appels téléphoniques entrants de manière opportune et polie. 
  • Déterminer clairement le but de l’appel.
  • Traiter les requêtes et fournir des informations correctes.
  • Transférer les appels à la personne appropriée.
  • Prendre et livrer des messages avec précision et complètement.

Gérer le courrier

  • Trier et distribuer le courrier entrant.
  • Préparer le courrier sortant pour le ramassage ou le courrier.
  • Organiser les livraisons de courrier.

Surveiller la sécurité

  • Surveiller les gens qui vont et viennent à travers les portes de la réception.
  • Émettre des laissez-passer visiteurs si nécessaire.
  • Connaître et signaler les activités suspectes.

Financier

  • Surveiller et enregistrer les paiements de petite caisse.
  • Balance petite caisse.
  • Préparer des bons de voyage.
  • Fonctions de caisse de base.
  • Fonctions de comptabilité de base.

Clérical

  • Photocopier et assembler des documents.
  • Documents de télécopie.
  • Archiver les documents avec précision.
  • Entretenir l’équipement et signaler tout dysfonctionnement.
    Surveiller, commander et commander des fournitures de bureau.

Organiser des réunions

  • Réserver une salle de réunion.
  • Informer les participants.
  • Mettre en place une salle de réunion avec l’équipement et l’équipement nécessaires.
  • Organiser la restauration pour la réunion.

Support de secrétariat

  • Préparer la correspondance et les documents.
  • Mise à jour.
  • Organiser des mailings.
  • Préparer et tenir à jour des feuilles de calcul.
  • Calendrier et suivi des rendez-vous.

Maintenance de la zone de réception

  • Gardez la zone de réception propre et soignée.
  • Maintenir et organiser le matériel de lecture.

Description du poste de réceptionniste médicale

Description générale du poste de réceptionniste

Description du poste de réceptionniste dentaire

Compétences réceptionnistes

Découvrez les compétences nécessaires pour réussir ces tâches de réceptionniste.

Présentation personnelle

  • Maintenir une apparence soignée et soignée.
  • Maintenir une posture attentive.
  • Répondre professionnellement aux visiteurs et aux appelants.

Représentation de l’entreprise

  • Maintenir la confidentialité et faire preuve de discrétion.
  • Adhérer aux politiques et procédures de l’entreprise.
  • Représenter l’organisation d’une manière éthique et professionnelle.
  • Maintenir une connaissance complète de la structure organisationnelle, des noms de personnel et des titres.
  • Reste calme sous pression.

Compétences en communication

  • Bien écrire en utilisant la grammaire et l’orthographe correctes.
  • Communiquer verbalement avec confiance et clarté.
  • Poser des questions efficaces.
  • Écoutez activement et répondez avec empathie.
  • Suivez les instructions correctement.
  • Comprendre et répondre aux signaux non verbaux.

Orientation vers le service à la clientèle

  • Clarifier les besoins des clients.
  • Fournir des solutions et un soutien au client en utilisant une connaissance approfondie des produits et services de l’entreprise.
  • Traiter efficacement avec des clients difficiles.

Compétences informatiques

  • MS Word.
  • Perspective.
  • Exceller.
  • Internet / Intranet.
  • Compétences de frappe précises et rapides.

Gestion du travail

  • Établir des priorités, planifier et organiser des tâches.
  • Planifier les activités avec précision.
  • Trouver et utiliser efficacement les ressources.
  • Prêter attention aux détails.
  • Terminer les tâches à temps.

Gestion de l’information

  • Localiser et collecter des informations.
  • Organiser l’information.
  • Distribuer l’information efficacement.

description du poste de réceptionniste

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Secrétaire Description du poste

Description du poste d’adjointe administrative

Description du poste de service à la clientèle

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