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1 Préparez un environnement confortable
Dorothée Bazin en a l’habitude. Directrice du cabinet DB formation, elle aide les assistants – et pas seulement – à apprivoiser le téléphone. « La première chose que nous enseignons est de ne téléphonez pas de n’importe où avec quoi que ce soit pour ne pas être dérangée par des éléments extérieurs ou une mauvaise communication, explique-t-elle. Utilisez une ligne fixe si vous le pouvez, fermez la porte en toute sécurité et éteignez votre ordinateur et votre ordinateur portable pour rester concentré. » Il est également recommandé avoir quelque chose à écrire et son journal à portée de main… « Pour être à l’aise, il faut s’entraîner. Parlez positivement et pas trop vite. Et évitez de vous excuser de déranger toutes les deux phrases.
2 Combattre le trac
Que les résistants au téléphone se rassurent : ils ne sont pas seuls. Spécialiste de la prise de parole, Jean-Claude Martin compare même cette angoisse… au trac des comédiens. « Il s’agit de réduire les tensions qui rongent votre cerveau », explique l’auteur du livre Comment bien parler en public. Comment? ‘Ou quoi ? En écoutant votre corps. Tout d’abord, détendez vos muscles faciaux. C’est étonnant que ces muscles puissent être tendus sans s’en apercevoir, mais comme il est aussi facile de les détendre. Autre conseil : pratiquez la respiration profonde, en inspirant par le nez tout en gonflant votre ventre et en expirant par la bouche en contractant vos abdominaux. ” Il ne s’agit pas de réprimer l’émotion, au contraire, il s’agit de la contrôler à son avantage.. «
3 Préparez votre attaque
Mais pour être à l’aise, il est évidemment très important de préparer le fond. « Chez un client, comme chez un recruteur, les premières minutes de l’entretien sont essentielles, observe Marie-Agnès Blanc, directrice du cabinet d’Arequipa. Dès lors, il peut être rassurant d’avoir préparé votre accroche, à savoir une brève présentation et l’objet de votre recours. « Quand on appelle quelqu’un et qu’on risque de le déranger, il faut préparer au moins quelques bonnes formulations pour être clair et efficace », renchérit Jean-Pierre Quoniam, responsable formation chez Nouvelles Donnes, spécialisée dans le développement de la performance des entreprises.
4 Répéter sans mémoriser
« Pour être à l’aise, il faut s’entraîner », poursuit l’entraîneur. Parlez à la première personne, au présent, de manière positive et à un rythme pas trop rapide. Et surtout, évitez de vous excuser de déranger toutes les deux phrases pour maintenir une certaine posture. » « Il ne faut pas raconter sa vie et aller droit au but, renchérit Dorothée Bazin. Pour être plus détendu, il peut être intéressant de inscrivez-vous ou testez votre pitch avec vos amis et votre famille. Il ne faut pas perdre son naturel mais essayer d’effacer quelques tics parole et autres parasites de la parole. «
5 Prenez des notes
Si vous ne maîtrisez pas tout, vous pouvez vous reposer… sur vos notes. « L’un des défis, être à l’aise au téléphone, c’est savoir écouter et surtout de répondre à votre interlocuteur », ajoute cet expert. Pour faciliter les choses, elle nous rappelle une astuce simple : prendre des notes pendant l’entretien. « Vous devez être très actif dans l’écoute, surtout si vous demandez quelque chose. C’est pourquoi il est utile d’avoir sous la main un papier et un crayon pour noter quelques phrases de l’interlocuteur. Cela permet de ne pas perdre le fil ni ses moyens, et surtout de pouvoir utiliser ses propres mots, ce qui est toujours très efficace. «
6 Et souriez en parlant !
Enfin le dernier conseil, peut-être le plus simple à appliquer, est l’un des plus efficaces. « Le sourire touche à distance », se souvient Jean-Claude Martin. Sourire c’est partager. Ce geste simple favorise la détente avec d’immenses bienfaits. « C’est un conseil que nous donnons à tous les commerciaux, rappelle Marie-Agnès Blanc. Le sourire se fait entendre plus que vous ne l’imaginez au téléphone. Non seulement cela réduit le stress, mais cela véhicule une grande chaleur humaine au téléphone et facilite les échanges. «
