La description du poste d’un assistant de bureau énonce clairement les tâches et les responsabilités pour le poste d’assistant de bureau. Découvrez quelles compétences sont nécessaires pour une performance professionnelle réussie dans ce poste.
Un emploi d’assistant de bureau comprend une grande variété de devoirs et de responsabilités. Ces tâches seront différentes selon l’organisation et l’industrie, mais les fonctions de base restent constantes.
Sélectionnez les activités et les exigences de l’assistant de bureau qui reflètent le poste que vous spécifiez et créez une description de poste complète.
Contenu
DESCRIPTION DU POSTE D’UN ASSISTANT DE BUREAU
Emploi général
Fournit un soutien administratif, de secrétariat et de bureau aux autres membres du bureau afin de maintenir un environnement de travail efficace.
Principales tâches et responsabilités
- répondre aux téléphones et transférer au membre du personnel approprié
- prendre et distribuer des messages précis
- accueillir le public et les clients et les diriger vers le bon membre du personnel
- coordonner le service de messagerie et de messagerie
- recevoir, trier et distribuer le courrier entrant
- surveiller les courriels entrants et répondre ou transmettre au besoin
- préparer le courrier sortant pour la distribution
- télécopier, numériser et copier des documents
- maintenir des systèmes de classement et de stockage de bureau
- mettre à jour et maintenir des bases de données telles que des listes de diffusion, des listes de contacts et des informations sur les clients
- récupérer des informations sur demande
- mettre à jour et maintenir les listes de contacts du personnel interne
- coordonner et tenir à jour les dossiers administratifs du personnel tels que le stationnement du personnel, les téléphones du personnel et les cartes de crédit de l’entreprise
- taper des documents, des rapports et de la correspondance
- organiser les préparatifs de voyage pour le personnel
- coordonner et organiser les rendez-vous et les réunions
- aider à la planification et à la mise en œuvre d’événements
- surveiller et maintenir les fournitures de bureau
- s’assurer que l’équipement de bureau est correctement entretenu et entretenu
- effectuer les courses liées au travail comme demandé, comme aller à la poste et à la banque
- Gardez le bureau propre et bien rangé
Éducation et expérience
- Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent
- la formation des collèges d’affaires un avantage
- expérience de bureau précédente peut être demandée, mais cela peut également être position de niveau d’entrée
- compétences informatiques, y compris MS Office ou équivalent
- compétences Internet, y compris l’utilisation d’e-mails, la messagerie de groupe et la collecte de données
- compétences en numératie et en littératie
Compétences clées
- compétences en organisation et en planification
- gestion du travail et hiérarchisation des compétences
- compétences de communication verbale et écrite
- capacité de résolution de problèmes
- attention au détail
- précision
- la flexibilité
- fiabilité
- travail en équipe
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